Offrez-vous les services d’une
Assistante personnelle
Ce qui
vous turlupine
Vous avez un mandat social dans votre entreprise porté par une holding ou un projet immobilier géré par une société mais vous avez des responsabilités importantes qui vous prennent du temps en termes de direction stratégique, managériale, commerciale ou opérationnelle de votre entreprise principale, et le tout vous prend beaucoup (trop) de temps ?
Sauf que vous
ce que vous voulez
C’est vous concentrer sur vos activités principale et avoir de vraies soirées quand vous rentrez chez vous, pas vous arracher les cheveux sur la paperasse?
En fait,
le truc c’est que
En tant que dirigeant, vous pensez que ces tâches vous incombent, que vous pouvez tout gérer vous-même, et que quelqu’un d’autre le ferait moins bien que vous.
Mais imaginez
un instant que…
… quelqu’un d’autre puisse le faire pour vous, le faire bien (voire mieux ?) et que vous puissiez gagner un temps précieux ?
Moi, je peux vous aider à
denouer la situation
Je traite à distance les tâches de secrétariat de vos sociétés annexes, de vos projets immobiliers et de vos affaires personnelles, grâce à votre plateforme de partage de fichiers (Sharepoint, oneDrive, Google Drive, Teams etc.) et d’échanges téléphoniques ou visio avec vous.
Et concrètement, quelques exemples de
tâches administratives
SECRETARIAT de votre holding
- Facturation de la holding à votre entreprise
- Règlement des factures
- Enregistrement des documents et transmission à votre comptable (factures, bordereau DSN prévoyance, etc.)*
- Virement des salaires ou des règlements fournisseurs
- Mise à jour de vos tableaux de bord
*Dans le respect de l’Ordonnance du 19 septembre 1945, Article 20 sur l’exercice illégal de la comptabilité
Suivi de vos projets immobiliers
- Collecte et enregistrement des assurances décennales artisans de votre projet immobilier
- Demandes de devis concessionnaires
- Formalités administratives pendant le chantier (règlement factures, demande appels de fonds, etc.)
SECRETARIAT PERSO
- Consultation assurances diverses (auto, immobilier, santé, etc.)
- Recherche de formations
- Organisation d’évènements (anniversaires, cousinades, enterrement vie de célibataires, etc.)
Mes outils chouchous
pour vous aider
Les bienfaits
que vous en retirez
Sérénité
Vous travaillez avec quelqu’un de confiance, discret, qui apprend vite, anticipe et que vous n’avez pas besoin de relancer.
GAIN DE TEMPS
Pendant que vous vous concentrez sur votre activité principale et l’expression de votre talent, je vous libère de la partie chronophage (et rébarbative) de la paperasse de vos sociétés annexes.
Plaisir
Vous retrouvez du temps pour exprimer votre talent sur votre cœur de métier, ce qui vous fait vibrer.
Economie
Vous gagnez en énergie, en charge mentale et en temps en déléguant une partie de ces tâches à quelqu’un de confiance.
EFFICIENCE
Vous vous focalisez sur le stratégique, l’important et moi, je gère le reste !
Vous êtes prêt(e)
à déléguer vos tâches administratives ?
Pourquoi
faire appel a moi ?
Je suis Karine MASSOT, Responsable qualité, puis assistante RH et assistante de Direction, je travaille depuis 17 ans aux côtés de dirigeant.e.s et managers, en transverse et en support des différentes activités et fonctions des entreprises.
Je me considère comme un pivot facilitateur, un soutien pour alléger la charge administrative et une aide à la bonne organisation et à la structuration de votre entreprise.
Doublement diplômée d’un Master 2 en management de la qualité et d’une licence Ressources Humaines, véritable « couteau suisse », j’ai exercé des missions diversifiées (qualité, audit, mise en place et animation de démarches de certification, RH, communication, secrétariat, chargée de projets digitaux, etc.), dans différents domaines d’activités (construction-promotion, ingénierie du bâtiment, santé, industrie, enseignement) dans le cadre de créations de postes ou de remplacements.
Assistante indépendante, je mets à votre service mon adaptabilité, ma rigueur, ma polyvalence et ma capacité d’analyse pour prendre rapidement et efficacement en main les tâches administratives et les missions que l’on me confie.
Expertise
Doublement diplômée d'une licence RH et d'un Master 2 Management de la qualité
Formée à l'audit interne
17 ans d'expérience en tant qu'animatrice qualité et assistante de direction et RH
adaptabilité
A la surcharge ou la baisse de votre activité
Disponibilité face aux urgences
Polyvalence des missions et rapidité de prise de poste
SIMPLICITE
Un échange sur votre besoin, un devis et c’est parti ! Pas de contraintes liées à une embauche (contrat, DUE, affiliation mutuelle, etc.), je suis une alternative qualifiée à l'intérim
Pas de matériel, de bureau ou de café à fournir (je préfère le thé ;-))
LIBERTE
Pas de minimum horaire
Pas d'engagement
Ils me font
confiance
"En tant que Directrice Administrative du groupe et référente RSE, j’ai fait appel à Karine MASSOT pour nous accompagner dans les prémices de cette démarche.
En effet, c’est un sujet nouveau pour moi et un gros enjeu pour notre groupe. Connaissant bien Karine, pour avoir travaillé avec elle dans une autre société, j’ai tout de suite su qu’elle saurait nous accompagner et rendre cette démarche ludique pour le plus grand nombre.
Elle a donc formalisé, pour nous, différents documents comme la présentation à faire au Comité Exécutif ainsi que les documents de travail et de reporting pour les ateliers participatifs que nous avons programmés. Sans surprise, ce fut une réussite et nous sommes ravis du résultat. Nous espérons que notre collaboration va pouvoir continuer sur des missions transverses comme celle-ci.
En tout cas, Karine est une personne de confiance à qui on peut confier tout un panel de missions et c’est appréciable d’avoir la flexibilité d’une personne avec de telles connaissances et compétences."
"Karine nous accompagne avec professionnalisme, rigueur et enthousiasme sur des missions administratives régulières liées aux RH (suivi des congés, visites médicales, préparation des payes etc.) ou à des reportings récurrents mais également, de façon ponctuelle, en fonction de nos besoins et de nos priorités pour la conduite de certains projets, notamment digitaux.
Dans un contexte économique incertain, sa prestation nous permet de faire matcher, avec souplesse et flexibilité, nos besoins à des compétences pointues. Son expérience, sa transversalité, ses capacités d’analyse et d’animation lui permettent de comprendre rapidement le besoin et de déployer avec efficacité les nouveaux projets. Et puis Karine « met la main à la pâte » pour les tâches rébarbatives et chronophages de ces projets (paramétrage, traitement des bases de données, etc.), ce qui permet de ne pas surcharger de travail de nos équipes en place tout en les formant pour les rendre autonomes sur les nouveaux outils."
" Notre PME multi-activités nécessite un travail collaboratif entre différents services.
Karine nous accompagne dans la mise en place d’outils administratifs qui fluidifient nos process interne.
Comment ? Karine comprend très vite comment fonctionne le service et participe aux tâches quotidiennes pour « désengorger » dans un premier temps. Elle peut ainsi écrire des courriers, relancer des clients, aider dans la saisie de pièces commerciales avec les outils internes qu’elle s’approprie très vite.
Son sens du client et son excellente qualité rédactionnelle nous permet de lui faire totalement confiance dans ces tâches.
Puis après avoir écouté, observé et pratiqué, elle propose un excel, un courrier type en publipostage, une amélioration de nos usages, ou simplement la formalisation de notre process pour nous rendre durablement plus efficaces dans de nombreuses tâches administratives.
Mais c’est surtout l’approche humaine de Karine qui est appréciable : elle arrive en toute discrétion sans gêner le quotidien de chacun, et apporte doucement mais sûrement (et avec cœur) des améliorations dans notre quotidien.
Faites lui confiance ! (mais pas trop pour nous la laisser quelques heures par semaine !!)."
" J’ai recours aux services de Karine dans le cadre de la gestion administrative d’une holding, et ce, depuis sa création. A ce titre, elle a commencé par élaborer l’arborescence informatique inhérente au classement des différents documents, et il y en a un nombre important, croyez-moi ! Elle m’a ensuite secondé dans les démarches auprès des différents organismes (URSAFF…).. Son esprit de synthèse et sa méthodologie me sont très précieux car tout est bien classé, ordonné. L’accès aux différents documents est très intuitif. Karine percute très vite et les échanges au quotidien sont très fluides, ce qui génère un précieux gain de temps.
Bref Karine est est un véritable atout dans les tâches administratives et le secrétariat au quotidien."
Concrètement,
Comment ça va se passer
Etape 1
Faisons connaissance
Autour d’un thé ou d’un café sur site, en visio ou par téléphone selon votre disponibilité, nous échangeons sur votre besoin initial.
Etape 2
Co-construisons notre collaboration
Nous élaborons ensemble une offre adaptée à vos besoins. Pour cela, je peux aussi réaliser un mini audit découverte sur site afin de prendre connaissance de vos outils, m’imprégner de votre organisation, observer vos pratiques.
Etape 3
Contractualisons notre partenariat
Je vous envoie un devis ou un contrat de prestation, sur la base de notre échange, pour validation ou ajustements.
Etape 4
Exprimez votre talent, je m’occupe du reste
Selon un planning d’intervention convenu ensemble sur site, à distance ou hybride, j’interviens ponctuellement, régulièrement ou en mode projet.
Etape 5
Faisons le bilan
A la fin d’une mission ou régulièrement, nous faisons un bilan sur les prestations réalisées et dans le cas d’une mission longue, réajustons au besoin le volume d’heures ou la nature des tâches.
Vous êtes prêt(e)
à déléguer vos tâches administratives ?
Vous vous posez des questions?
Voici quelques reponses
Comment savoir quelles tâches administratives je devrais
externaliser?
Et bien, prenez un petit moment pour lister toutes les tâches administratives que vous accomplissez dans le cadre de vos activités et posez-vous ces questions pour chacune d'entre elles :
- A-t-elle une importance stratégique ?
- Correspond-elle à une tâche qui vous enquiquine, et ne vous procure aucun plaisir ?
- Nécessite-t-elle une compétence spécifique que vous ne maîtrisez pas?
- Est-elle chronophage ou énergivore pour vous ?
- Est-elle automatisable ?
- Son coût d'externalisation est-il moins cher que la réaliser vous-même en interne (sachant qu’un.e assistant.e administratif peut travailler plus vite que vous sur la paperasse, la mise en forme, le classement) ?
Selon vos réponses à ces questions, vous aurez probablement identifié les tâches administratives que vous pouvez (m’)externaliser pour gagner du temps et vous concentrer sur des tâches plus stratégiques, sur votre cœur de métier.
Quels sont les avantages de travailler avec une assistante administrative indépendante plutôt que
Embaucher quelqu'un?
Voici quelques avantages :
Flexibilité : L'assistante administrative indépendante peut être engagée pour des projets ponctuels ou à court terme, ou pour un nombre d'heures limité chaque semaine ou chaque mois, sans minimum. J'ai par exemple une prestation de 2h par mois.. c'est tout! Cela vous permet de bénéficier d'une grande flexibilité en termes de temps et de coût, sans avoir à vous engager dans un contrat à long terme.
Coûts : contrairement aux coûts fixes de l'embauche d'un salarié, le coût d'une assistante administrative indépendante correspond uniquement aux services ou aux heures effectivement rendus.
Expertise : Les assistantes administratives indépendantes peuvent avoir des compétences et des connaissances spécialisées dans des domaines tels que la gestion de projets, les démarches qualité, le juridique, la santé etc. Travailler avec une assistante administrative indépendante peut vous permettre de bénéficier de cette expertise, sans avoir à investir dans la formation de votre salarié.e.
Productivité : Les assistantes administratives indépendantes travaillent souvent de manière très productive et efficace, car elles sont habituées à travailler sur des projets diversifiés pour plusieurs clients différents.
Quels sont les tarifs d'une Assistante Administrative ? Est-ce
BEaucoup PLUS CHER Qu'embaucher?
Les tarifs d'une assistante administrative indépendante peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, tels que son niveau d'expérience, la complexité des tâches, le temps ou le délai nécessaire pour accomplir les tâches, la localisation géographique de la mission (sur site, à distance), et le volume d'heures que vous leur confiez en cas de tarifs dégressifs, etc. Ils peuvent varier approximativement de 25 à 70 euros de l'heure.
L'embauche d'un salarié doit intégrer d’autres coûts que le salaire, notamment les cotisations patronales, le matériel de bureau et d’informatique, les licences informatiques, les congés payés, les arrêts maladie, les formations obligatoires, les visites médicales, la réalisation des bulletins de salaires, le café (et oui!) etc.
De plus, l'embauche d'un salarié nécessite souvent un engagement qu’il soit à court ou long terme, alors qu'un assistant administratif indépendant peut travailler sur une base ponctuelle ou régulière sans engagement.
Ainsi, si les coûts de travailler avec une assistante administrative indépendante peuvent sembler plus élevés au premier abord que l’embauche d’un salarié, je vous conseillerai de prendre un peu de temps pour le calculer réellement et de prendre en compte tous ses avantages : la flexibilité, l’adaptabilité à la surcharge ou à la baisse d’activité et l’expertise recherchée pour votre entreprise.
Comment puis-je communiquer efficacement avec mon assistante administrative pour m'assurer du bon avancement
de ses missions?
Une communication claire et transparente, respectueuse et bienveillante est la base de toute relation de confiance, même commerciale. Pour communiquer efficacement avec votre assistante administrative, voici quelques conseils: Déterminez vos attentes dès le départ de votre collaboration en termes de résultats, de délais, de qualité de travail, de suivi et de reporting et ce, afin d’éviter tout malentendu ou incompréhensions.
- Déterminer vos disponibilités respectives et concordantes dès le départ également, afin que vous puissiez faire les points nécessaires au moment les plus opportuns.
- Déterminer dès le départ les outils de communication en fonction de vos méthodes, vos disponibilité et la nature de la communication (mail, appels téléphoniques, sms, What’s app, notes partagées, visio).
- Faites un retour constructif régulièrement à votre assistante sur son travail, en soulignant les points forts et les suggestions d’amélioration.
Pour ma part, je sais à quel point votre temps est précieux, je sais comprendre rapidement les demandes et les enjeux mais je n'hésite pas à solliciter mes clients si j'ai besoin de compléments d'informations pour mener à bien mes missions, et ce, afin de faire gagner du temps à tous en "faisant bien" du premier coup !
Comment puis-je m'assurer que les informations sensibles de mon entreprise mise à disposition d'une assistante administrative indépendante sont en
securité?
Cette question est tout à fait légitime, voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous assurez que vos informations et celles de votre entreprise sont en sécurité:
- Signer un accord de confidentialité avec votre assistant(e) avant de lui donner accès aux informations de votre entreprise.
- Limiter ses accès uniquement aux informations qui concernent les tâches dont elle est en charge
- Utiliser des outils de sécurité informatiques pour protéger les informations (mots de passe, restrictions, chiffrement) ou pour surveiller l’activité en ligne.
- Vérifier la politique de confidentialité et de traitement des données par l’Assistante indépendante.
- Vérifier les références, le professionnalisme et l’intégrité de l’assistante indépendante avant de contractualiser votre partenariat.