Un besoin de structuration ou de digitalisation ? Je deviens votre

Assistante qualité ou projet

 

Ce qui

vous turlupine

Vous avez identifié un outil ou un enjeu de certification/labellisation pour vous structurer, gagner en productivité, faire gagner du temps à vos équipes, améliorer l’expérience client ou acquérir de nouvelles parts de marché mais il vous semble difficile, compte-tenu du volume d’activité de mobiliser vos équipes en place pour la gestion intégrale de ce projet? 

Un membre de votre équipe change de fonction ou quitte la société et vous souhaitez profiter de cette occasion pour formaliser son savoir et ses connaissances afin d’éviter la perte d’informations, d’assurer la transition avec son remplaçant et/ou rationaliser vos process ?

Sauf que vous

ce que vous voulez 

C’est qu’un membre de votre équipe, qui connaît très bien l’entreprise, prenne en main le projet. Vous pensez que cette connaissance est indispensable à un déploiement rapide et serein et à une adhésion collective au changement.

 

En fait,

le truc c’est que

Le temps de votre équipe est déjà occupé à 100% (ou plus), elle a la “tête dans le guidon” à gérer ses tâches quotidiennes. La mobiliser sur ce projet déstabiliserait l’organisation bien “huilée” déjà en place ou/et étalerait dans le temps la mise en place de ce projet.

Mais imaginez

un instant que…

…. vous puissiez compter sur quelqu’un d’assez expérimenté, avec une fine connaissance des enjeux que vous traversez, autonome, rapide et aussi exigeante que vous, pour soutenir cette transition sans impacter la charge de travail de vos équipes et qui repartirait une fois la mission accomplie, en laissant derrière elle un dirigeant plus serein qu’à son arrivée et des équipes formées et autonomes ?

Moi, je peux vous aider

à dénouer la situation

Je vous accompagne, sur site et à distance, en mode projet pour la mise en place de cette étape de structuration et de formalisation. En fonction de vos propres ressources internes, je peux vous proposer d’animer le projet (comme un consultant) et/ou de prendre en charge la partie rébarbative de documentation et de paramétrage (ce qu’un consultant aurait délégué à vos équipes) avec un accompagnement dimensionné selon vos besoins pouvant consister à :

  • Animer votre groupe de travail (planification réunions, rédaction compte-rendus, préparation des supports de réunion)
  • Consulter et analyser les offres
  • Animer la gestion de projet et le suivi des actions auprès de vos référents internes
  • M’occuper du paramétrage, recettage et suivi des actions correctives de la solution
  • Rédiger la documentation (cahier des charges, mailings, procédures, supports de formation, flyers, newsletter)
  • Définir les indicateurs de performance et les modalités de suivi post-déploiement (ex: audits internes)
  • Observer votre organisation et la formaliser sous forme de documents
  • Former vos référents internes chargés d’animer le projet ou d’utiliser l’outil
    pour qu’ils soient autonomes dans son utilisation ou son déploiement.

Et concrètement,

Projets structurants

Déployer un outil digital

 

  • Un Intranet

  • Un outil de GRC – Gestion Relation Client (ex: SCOPLAN)

  • Un SIRH – Système d’information des Ressources Humaines (ex : EURECIA)

  • Un outil de GED (Gestion Électronique des Documents)

  • Une plateforme de parrainages (ex: Cadeauxprivés.com)

  • Une plateforme de suivi des documents légaux de vos sous-traitants (ex: HIVEO)

  • Un outil de gestion de flotte automobile

ACCOMPAGNER UNE CERTIFICATION

  • ISO 9001
  • QUALIOPI
  • NF LOGEMENT
  • … autres référentiels (J’apprends vite)

FORMALISER VOS PROCESS

 

  • Rédaction de workflow, procédures, tutos, organigrammes, fiches de fonction, check-lists
  • Mise en place de tableaux de bord opérationnels ou d’indicateurs
  • Propositions d’optimisation et d’automatisation (ERP / TEAMS / NOTION, etc.)
  • Réalisation d’audits internes

Mes outils chouchous

pour vous aider

Les bienfaits

que vous en retirez

Sérénité

Vous travaillez avec quelqu’un de confiance, discret, qui apprend vite, anticipe et que vous n’avez pas besoin de relancer.

GAIN DE TEMPS

Je soulage votre équipe en préservant son temps dans l’animation mais également dans la gestion des aspects rébarbatifs et chronophages du projet. Il peut voir le jour plus vite.

Plaisir

Vous et votre équipe conservez du temps pour exprimer votre talent sur votre cœur de métier, ce qui vous fait vibrer.

Trésorerie maîtrisée

Je deviens votre alliée pour vous aider à réduire des coûts cachés et à améliorer votre recommandation (la moins onéreuse des publicités pour des prospects plus qualifiés)

EFFICIENCE

Je vous accompagne dans la mise en place d’outils et de méthodes pour vous faire gagner du temps et devenir plus efficient.

Vous êtes prêt(e)

à déléguer vos tâches administratives ?

Discutons-en !

Pourquoi

faire appel a moi ?

Je suis Karine MASSOT, Responsable qualité, puis assistante RH et assistante de Direction, je travaille depuis 17 ans aux côtés de dirigeant.e.s et managers, en transverse et en support des différentes activités et fonctions des entreprises.

Je me considère comme  un pivot facilitateur, un soutien pour alléger la charge administrative et une aide à la bonne organisation et à la structuration de votre entreprise. 

Doublement diplômée d’un Master 2 en management de la qualité et d’une licence Ressources Humaines, véritable « couteau suisse », j’ai exercé des missions diversifiées (qualité, audit, mise en place et animation de démarches de certification,  RH, communication, secrétariat, chargée de projets digitaux, etc.), dans différents domaines d’activités (construction-promotion, ingénierie du bâtiment, santé, industrie, enseignement) dans le cadre de créations de postes ou de remplacements.

Assistante indépendante, je mets à votre service mon adaptabilité, ma rigueur, ma polyvalence et ma capacité d’analyse pour prendre rapidement et efficacement en main les tâches administratives et les missions que l’on me confie.

Expertise

Doublement diplômée d'une licence RH et d'un Master 2 Management de la qualité

Formée à l'audit interne

17 ans d'expérience en tant qu'animatrice qualité et assistante de direction et RH

adaptabilité

A la surcharge ou la baisse de votre activité

Disponibilité face aux urgences

Polyvalence des missions et rapidité de prise de poste

SIMPLICITE

Un échange sur votre besoin, un devis et c’est parti ! Pas de contraintes liées à une embauche (contrat, DUE, affiliation mutuelle, etc.), je suis une alternative qualifiée à l'intérim

Pas de matériel, de bureau ou de café à fournir (je préfère le thé ;-))

LIBERTE

Pas de minimum horaire

Pas d'engagement

Vous êtes prêt(e)

à déléguer vos tâches administratives ?

Discutons-en !

Concrètement,

Comment ça va se passer

Etape 1

Faisons connaissance

Autour d’un thé ou d’un café sur site, en visio ou par téléphone selon votre disponibilité, nous échangeons sur votre besoin initial. 

Etape 2

Co-construisons notre collaboration

Nous élaborons ensemble une offre adaptée à vos besoins. Pour cela, je peux aussi réaliser un mini audit découverte sur site afin de prendre connaissance de vos outils, m’imprégner de votre organisation, observer vos pratiques. 

Etape 3

Contractualisons notre partenariat

Je vous envoie un devis ou un contrat de prestation, sur la base de notre échange, pour validation ou ajustements.

Etape 4

Exprimez votre talent, je m’occupe du reste

Selon un planning d’intervention convenu ensemble sur site, à distance ou hybride, j’interviens ponctuellement, régulièrement ou en mode projet.

Etape 5

Faisons le bilan

A la fin d’une mission ou régulièrement, nous faisons un bilan sur les prestations réalisées et dans le cas d’une mission longue, réajustons au besoin le volume d’heures ou la nature des tâches.

Ils me font

confiance

"En tant que Directrice Administrative du groupe et référente RSE, j’ai fait appel à Karine MASSOT pour nous accompagner dans les prémices de cette démarche.

En effet, c’est un sujet nouveau pour moi et un gros enjeu pour notre groupe. Connaissant bien Karine, pour avoir travaillé avec elle dans une autre société, j’ai tout de suite su qu’elle saurait nous accompagner et rendre cette démarche ludique pour le plus grand nombre.

Elle a donc formalisé, pour nous, différents documents comme la présentation à faire au Comité Exécutif ainsi que les documents de travail et de reporting pour les ateliers participatifs que nous avons programmés. Sans surprise, ce fut une réussite et nous sommes ravis du résultat. Nous espérons que notre collaboration va pouvoir continuer sur des missions transverses comme celle-ci.

En tout cas, Karine est une personne de confiance à qui on peut confier tout un panel de missions et c’est appréciable d’avoir la flexibilité d’une personne avec de telles connaissances et compétences."

Sandrine GUILLET

Responsable Administrative, Référente RSE, FEDERALY

"Karine nous accompagne avec professionnalisme, rigueur et enthousiasme sur des missions administratives régulières liées aux RH (suivi des congés, visites médicales, préparation des payes etc.) ou à des reportings récurrents mais également, de façon ponctuelle, en fonction de nos besoins et de nos priorités pour la conduite de certains projets, notamment digitaux.

Dans un contexte économique incertain, sa prestation nous permet de faire matcher, avec souplesse et flexibilité, nos besoins à des compétences pointues. Son expérience, sa transversalité, ses capacités d’analyse et d’animation lui permettent de comprendre rapidement le besoin et de déployer avec efficacité les nouveaux projets. Et puis Karine « met la main à la pâte » pour les tâches rébarbatives et chronophages de ces projets (paramétrage, traitement des bases de données, etc.), ce qui permet de ne pas surcharger de travail de nos équipes en place tout en les formant pour les rendre autonomes sur les nouveaux outils."

Sylvain MELINAND

Dirigeant, La Maison Des Compagnons

" Notre PME multi-activités nécessite un travail collaboratif entre différents services.

Karine nous accompagne dans la mise en place d’outils administratifs qui fluidifient nos process interne.

Comment ? Karine comprend très vite comment fonctionne le service et participe aux tâches quotidiennes pour « désengorger » dans un premier temps. Elle peut ainsi écrire des courriers, relancer des clients, aider dans la saisie de pièces commerciales avec les outils internes qu’elle s’approprie très vite.

Son sens du client et son excellente qualité rédactionnelle nous permet de lui faire totalement confiance dans ces tâches.

Puis après avoir écouté, observé et pratiqué, elle propose un excel, un courrier type en publipostage, une amélioration de nos usages, ou simplement la formalisation de notre process pour nous rendre durablement plus efficaces dans de nombreuses tâches administratives.

Mais c’est surtout l’approche humaine de Karine qui est appréciable : elle arrive en toute discrétion sans gêner le quotidien de chacun, et apporte doucement mais sûrement (et avec cœur) des améliorations dans notre quotidien.

Faites lui confiance ! (mais pas trop pour nous la laisser quelques heures par semaine !!)."

Thibaut ROUSSEL

Dirigeant, BOUCHER PISCINES ET PAYSAGES

" J’ai recours aux services de Karine dans le cadre de la gestion administrative d’une holding, et ce, depuis sa création. A ce titre, elle a commencé par élaborer l’arborescence informatique inhérente au classement des différents documents, et il y en a un nombre important, croyez-moi ! Elle m’a ensuite secondé dans les démarches auprès des différents organismes (URSAFF…).. Son esprit de synthèse et sa méthodologie me sont très précieux car tout est bien classé, ordonné. L’accès aux différents documents est très intuitif. Karine percute très vite et les échanges au quotidien sont très fluides, ce qui génère un précieux gain de temps.

Bref Karine est est un véritable atout dans les tâches administratives et le secrétariat au quotidien."

Olivier MARTIN

Dirigeant, FEDERALY LOGEMENT

Vous vous posez des questions?

Voici quelques reponses

Comment savoir quelles tâches administratives je devrais

externaliser?

Et bien, prenez un petit moment pour lister toutes les tâches administratives que vous accomplissez dans le cadre de vos activités et posez-vous ces questions pour chacune d'entre elles :

  • A-t-elle une importance stratégique ?
  • Correspond-elle à une tâche qui vous enquiquine, et ne vous procure aucun plaisir ? 
  • Nécessite-t-elle une compétence spécifique que vous ne maîtrisez pas? 
  • Est-elle chronophage ou énergivore pour vous ? 
  • Est-elle automatisable ?
  • Son coût d'externalisation est-il moins cher que la réaliser vous-même en interne (sachant qu’un.e assistant.e administratif peut travailler plus vite que vous sur la paperasse, la mise en forme, le classement) ?

Selon vos réponses à ces questions, vous aurez probablement identifié les tâches administratives que vous pouvez (m’)externaliser pour gagner du temps et vous concentrer sur des tâches plus stratégiques, sur votre cœur de métier.

Quels sont les avantages de travailler avec une assistante administrative indépendante plutôt que

Embaucher quelqu'un?

Voici quelques avantages :

Flexibilité : L'assistante administrative indépendante peut être engagée pour des projets ponctuels ou à court terme, ou pour un nombre d'heures limité chaque semaine ou chaque mois, sans minimum. J'ai par exemple une prestation de 2h par mois.. c'est tout! Cela vous permet de bénéficier d'une grande flexibilité en termes de temps et de coût, sans avoir à vous engager dans un contrat à long terme.

Coûts : contrairement aux coûts fixes de l'embauche d'un salarié,  le coût d'une assistante administrative indépendante correspond uniquement  aux services ou aux heures effectivement rendus.

Expertise : Les assistantes administratives indépendantes peuvent avoir des compétences et des connaissances spécialisées dans des domaines tels que la gestion de projets, les démarches qualité, le juridique, la santé etc. Travailler avec une assistante administrative indépendante peut vous permettre de bénéficier de cette expertise, sans avoir à investir dans la formation de votre salarié.e.

Productivité : Les assistantes administratives indépendantes travaillent souvent de manière très productive et efficace, car elles sont habituées à travailler sur des projets diversifiés pour plusieurs clients différents. 

Quels sont les tarifs d'une Assistante Administrative ? Est-ce

BEaucoup PLUS CHER Qu'embaucher?

Les tarifs d'une assistante administrative indépendante peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, tels que son niveau d'expérience, la complexité des tâches, le temps ou le délai nécessaire pour accomplir les tâches, la localisation géographique de la mission (sur site, à distance), et le volume d'heures que vous leur confiez en cas de tarifs dégressifs, etc. Ils peuvent varier approximativement de 25 à 70 euros de l'heure.

L'embauche d'un salarié doit intégrer d’autres coûts que le salaire, notamment les cotisations patronales, le matériel de bureau et d’informatique, les licences informatiques, les congés payés, les arrêts maladie, les formations obligatoires, les visites médicales, la réalisation des bulletins de salaires, le café (et oui!) etc.

De plus, l'embauche d'un salarié nécessite souvent un engagement qu’il soit à court ou long terme, alors qu'un assistant administratif indépendant peut travailler sur une base ponctuelle ou régulière sans engagement.

Ainsi, si les coûts de travailler avec une assistante administrative indépendante peuvent sembler plus élevés au premier abord que l’embauche d’un salarié, je vous conseillerai de prendre un peu de temps pour le calculer réellement et de prendre en compte tous ses avantages : la flexibilité, l’adaptabilité à la surcharge ou à la baisse d’activité et l’expertise recherchée pour votre entreprise.

Comment puis-je communiquer efficacement avec mon assistante administrative pour m'assurer du bon avancement

de ses missions?

Une communication claire et transparente, respectueuse et bienveillante est la base de toute relation de confiance, même commerciale. Pour communiquer efficacement avec votre assistante administrative, voici quelques conseils: Déterminez vos attentes dès le départ de votre collaboration en termes de résultats, de délais, de qualité de travail, de suivi et de reporting et ce, afin d’éviter tout malentendu ou incompréhensions.

  • Déterminer vos disponibilités respectives et concordantes dès le départ également, afin que vous puissiez faire les points nécessaires au moment les plus opportuns.
  • Déterminer dès le départ les outils de communication en fonction de vos méthodes, vos disponibilité et la nature de la communication (mail, appels téléphoniques, sms, What’s app, notes partagées, visio).
  • Faites un retour constructif régulièrement à votre assistante sur son travail, en soulignant les points forts et les suggestions d’amélioration.

Pour ma part, je sais à quel point votre temps est précieux, je sais comprendre rapidement les demandes et les enjeux mais je n'hésite pas à solliciter mes clients si j'ai besoin de compléments d'informations pour mener à bien mes missions, et ce, afin de faire gagner du temps à tous en "faisant bien" du premier coup !

Comment puis-je m'assurer que les informations sensibles de mon entreprise mise à disposition d'une assistante administrative indépendante sont en 

securité?

Cette question est tout à fait légitime, voici quelques mesures que vous pouvez prendre pour vous assurez que vos informations et celles de votre entreprise sont en sécurité:

  • Signer un accord de confidentialité avec votre assistant(e) avant de lui donner accès aux informations de votre entreprise.
  • Limiter ses accès uniquement aux informations qui concernent les tâches dont elle est en charge
  • Utiliser des outils de sécurité informatiques pour protéger les informations (mots de passe, restrictions, chiffrement) ou pour surveiller l’activité en ligne.
  • Vérifier la politique de confidentialité et de traitement des données par l’Assistante indépendante.
  • Vérifier les références, le professionnalisme et l’intégrité de l’assistante indépendante avant de contractualiser votre partenariat.